Conformité Loi 25 (Québec)

Politique de confidentialité

Aptitude Technologies (9320-1606 Québec inc., ci-après « Aptitude », « nous » ou « notre ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. La présente politique explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi, comment nous les utilisons, qui peut y accéder, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25, chapitre P-39.1).

Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, Aptitude désigne un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) joignable à l'adresse :
confidentialite@aptitudetech.net
ou par courrier postal : 250, route 338, bureau 201, Les Coteaux (QC) J7X 1E4.

1. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous limitons la collecte au strict nécessaire pour les fins indiquées ci-dessous. Selon vos interactions avec nous, nous pouvons recueillir :

• Coordonnées : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l'entreprise.
• Contenu de vos messages : sujet, description de votre besoin, contexte technologique partagé volontairement.
• Données de qualification d'affaires : taille d'entreprise, nombre d'utilisateurs/serveurs, échéance, budget indicatif (formulaire de soumission).
• Candidatures : curriculum vitæ, lettre de motivation, profil LinkedIn, poste visé (formulaire de carrières).
• Données techniques de navigation : adresse IP, type d'appareil, page visitée, référent, durée de session, langue préférée. Ces données sont collectées via les fichiers témoins (cookies) et notre service d'analyse d'audience.
• Clavardage en direct : si vous utilisez notre fenêtre de clavardage (propulsée par 3CX), le contenu de vos messages et, si vous choisissez de lancer un appel vocal depuis le navigateur, les données techniques de cet appel.

Aucun renseignement personnel sensible (données de santé, données biométriques, informations financières détaillées) n'est demandé via ce site.

2. Finalités

• Répondre à vos demandes de contact et préparer une soumission.
• Gérer la relation commerciale ou contractuelle si vous devenez client.
• Évaluer votre candidature lorsque vous postulez à un emploi.
• Améliorer notre site, comprendre son utilisation, détecter et prévenir les abus.
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de marketing direct sans votre consentement explicite. Aucune décision automatisée n'est prise à votre sujet.

3. Base légale et consentement

Le traitement de vos renseignements repose, selon le cas, sur :

• votre consentement, manifesté en remplissant un formulaire et en cochant les cases prévues à cet effet ;
• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles à votre demande ;
• le respect d'une obligation légale ;
• notre intérêt légitime, dans la mesure où il ne porte pas atteinte à vos droits (sécurité du site, prévention de la fraude, gestion administrative).

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment selon les modalités décrites à la section « Vos droits ».

4. Conservation

• Demandes de contact non converties : conservées au plus 24 mois après le dernier contact, puis détruites ou anonymisées.
• Soumissions et opportunités : conservées pendant la durée de la relation, puis 7 ans pour répondre à nos obligations légales et fiscales.
• Candidatures : conservées 12 mois après la dernière interaction, sauf consentement explicite à une conservation plus longue.
• Journaux techniques : conservés au maximum 12 mois pour la sécurité.

5. Hébergement et localisation

Le site web et le CRM (ERPNext) sont hébergés sur des infrastructures situées au Canada. Les données ne sont pas systématiquement transférées hors du Canada. Si une telle situation devait survenir (par exemple lors d'une intégration tierce), nous procéderions au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et obtiendrions votre consentement lorsque requis.

6. Partage avec des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements. Nous pouvons les partager uniquement avec :

• Nos employés et sous-traitants liés par des engagements de confidentialité, dans la mesure strictement nécessaire à l'exécution de leur mandat.
• Nos fournisseurs technologiques (hébergement, courriel, mesure d'audience), encadrés contractuellement.
• 3CX (système téléphonique et clavardage en direct), pour traiter les conversations et les appels initiés depuis notre site.
• Les autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige.

7. Cookies et technologies similaires

Notre site utilise un nombre minimal de fichiers témoins :

• Cookies strictement nécessaires (langue préférée, jeton de sécurité, état du consentement). Ils ne nécessitent pas votre consentement préalable.
• Cookies de mesure d'audience (Google Analytics 4 — IP anonymisée, pas de partage publicitaire). Activés uniquement après votre consentement via le bandeau cookies.
• Widget de clavardage 3CX (stockage local du navigateur, sur les pages Accueil, Contact et Aide à distance). Chargé uniquement après votre consentement via le bandeau cookies.

Aucun cookie publicitaire ou de profilage marketing n'est utilisé. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en effaçant les cookies de votre navigateur ou via les paramètres de votre navigateur.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements : chiffrement TLS du site et des courriels, contrôle d'accès basé sur les rôles dans notre CRM, journalisation des accès, sauvegardes chiffrées, sensibilisation continue de notre personnel. Aucun système n'étant infaillible, en cas d'incident de confidentialité, nous appliquerons la procédure prévue par la Loi 25 (notification à la CAI et aux personnes concernées si l'incident présente un risque sérieux de préjudice).

9. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès aux renseignements que nous détenons à votre sujet ;
• Droit de rectification des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
• Droit au retrait du consentement et à la cessation de la diffusion ;
• Droit à la portabilité (recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé) ;
• Droit de désindexation lorsque la diffusion vous cause un préjudice grave ;
• Droit d'être informé(e) d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (le cas échéant).

Pour exercer un de ces droits, écrivez à notre RPRP à confidentialite@aptitudetech.net. Nous répondrons dans les 30 jours. Si vous estimez notre réponse insatisfaisante, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ( cai.gouv.qc.ca).

10. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter une évolution légale, technologique ou commerciale. Toute modification importante sera signalée sur cette page (date de mise à jour ci-dessous). Nous vous invitons à consulter périodiquement la version en vigueur.

Dernière mise à jour : 7 mai 2026.